Partiamo dalle basi: che cos’è un’etichetta? Un’etichetta è un tag, una marcatura che può essere applicata ai file in modo manuale o automatico. Il suo funzionamento di base è quello di classificare il dato. Grazie all’etichetta, senza aprire il file, è possibile capire che tipo di informazioni contiene e qual è il suo livello di sensibilità.
Le etichette, una volta assegnate, diventano proprietà del file, il che significa che rimangono associate anche quando il file viene condiviso o spostato, garantendo tracciabilità e sicurezza. Tramite le etichette, infatti, è possibile controllare chi può accedere a un documento e applicare restrizioni di condivisione, riducendo i rischi legati a usi impropri o incidenti di sicurezza.
Ora, perché le etichette sono così importanti? Le aziende devono affrontare diverse difficoltà nella gestione dei dati sensibili. I dati possono trovarsi in ambienti differenti: cloud, applicazioni, database o sistemi on-premises. Non tutti i dati hanno lo stesso valore o livello di rischio, perciò è fondamentale comprendere quali informazioni proteggere.
È quindi necessario definire politiche che impediscano l’uso improprio dei dati, sia all’interno sia all’esterno dell’organizzazione, proteggendo le informazioni e minimizzando i rischi legati a utenti malintenzionati o a errori umani dovuti a scarsa attenzione durante le fasi di redazione e condivisione dei file. Nonostante le misure di protezione, è inoltre fondamentale garantire che i dati critici non vengano persi o cancellati accidentalmente, poiché la loro perdita comporterebbe un notevole dispendio di tempo e risorse per ricrearli, quando possibile.
Per offrire una soluzione di etichettatura alle aziende, Microsoft ha sviluppato il servizio Microsoft Information Protection (MIP). Questo servizio consente all’IT di creare etichette personalizzabili, basate sulle esigenze di protezione dell’azienda o sui requisiti definiti dal DPO o dal reparto legale, e di renderle disponibili agli utenti per la classificazione dei dati.
Le etichette possono essere applicate manualmente o automaticamente e includono funzionalità avanzate come la cifratura dei file, che garantisce l’accesso ai dati esclusivamente alle persone autorizzate, anche nel caso in cui il file venga copiato o condiviso all’esterno dell’organizzazione. Inoltre, le etichette permettono di marcare visivamente i file, ad esempio aggiungendo footer, watermark o header per indicare la classificazione del dato e rafforzare anche visivamente la protezione. In questo modo, qualora un utente dovesse fotografare informazioni sensibili, il contenuto risulterebbe comunque riconducibile all’azienda.
Le etichette di Microsoft Information Protection possono essere applicate a file, SharePoint, Teams, Exchange, Power BI, database SQL e anche a contenitori come i gruppi Microsoft 365, offrendo una protezione completa dell’intero ambiente aziendale, che rappresenta il principale insieme di contenitori dei dati utilizzati dai diversi ambiti di business.
Parliamo ora brevemente del servizio di cifratura: questo è gestito dal servizio Information Rights Management (IRM) di Microsoft, che garantisce l’aggiornamento continuo dei protocolli di sicurezza senza richiedere interventi manuali da parte dell’azienda. Attualmente, la cifratura dei dati si basa sullo standard Advanced Encryption Standard (AES) con chiave a 256 bit, utilizzata in modalità Cipher Block Chaining (AES-256-CBC).
L’ultimo aspetto che vorrei sottolineare in merito a Microsoft Information Protection è la scalabilità. La piattaforma si adatta alle esigenze di organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore. Poiché è l’amministratore a poter creare etichette su misura per l’ambiente aziendale, la soluzione offre un’elevata granularità e una capacità di adattamento completa. Infine, grazie all’applicazione automatica delle etichette, è possibile ridurre gli errori umani e garantire che ogni dato sensibile sia sempre protetto secondo le politiche aziendali. In un prossimo articolo approfondiremo come implementare il servizio di etichettatura automatica e tutte le possibilità che offre.
Per approfondire quanto spiegato in questo articolo, puoi guardare il mio video su YouTube, dove con una presentazione costruita ad hoc illustro e racconto tutti i concetti sopra descritti
Guarda il video qui